AI 办公不是把所有工作都丢给 AI，而是把重复、低价值、结构化的部分先交出去。
最容易落地的四个场景是会议纪要、周报、邮件回复和 SOP 文档。这些任务有明确格式，也容易人工检查。
1
会议纪要：先整理事实，再提炼行动项
把会议录音转文字或手动整理要点后，让 AI 按议题、结论、负责人、截止时间输出。
不要只要摘要。真正有用的是行动项和责任人，否则纪要只是另一篇没人看的文字。
2
周报：用事实清单代替空泛总结
先列出本周完成、进行中、风险、下周计划，再让 AI 改成清楚的周报。
周报不要让 AI 编成果。你提供事实，AI 负责结构和表达。
3
邮件：先判断关系和目的
同一件事，发给客户、上级、同事，语气完全不同。
写邮件前先告诉 AI：收件人是谁、关系如何、你想让对方做什么、有没有截止时间。
4
SOP：把经验变成步骤
把你平时口头教人的流程写成要点，让 AI 转成 SOP：触发条件、操作步骤、检查标准、异常处理。
这类内容能长期沉淀，适合团队训练新人。
可直接复制的 Prompt
你是一名办公效率顾问，请把下面资料整理成可直接使用的办公文档。 任务类型：会议纪要 / 周报 / 邮件 / SOP 原始资料： 使用对象：老板 / 客户 / 同事 / 新人 语气要求：专业、清楚、不夸张 请输出： 1. 精简版 2. 完整版 3. 行动项 4. 需要人工确认的信息
发布前检查清单
- 是否提供事实资料
- 是否说明文档对象
- 是否列出行动项
- 是否检查日期和负责人
- 是否保留人工确认环节
常见问题
AI 可以直接写周报吗？
可以帮你整理和润色，但完成事项、数据和风险必须由你提供，不能让 AI 编造。
公司资料可以直接贴给 AI 吗？
涉及客户、合同、个人资料或内部机密时要先脱敏，必要时使用企业合规工具。
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